Grupo Amaya A SAS está comprometido con el respeto del derecho constitucional que tienen nuestros clientes, accionistas, empleados, proveedores y aliados a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recolectado sobre ellos en bases de datos y archivos.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) tiene por objeto establecer los lineamientos para garantizar al titular de la información el debido ejercicio del derecho de habeas data, el tratamiento de la información, las autorizaciones correspondientes otorgadas por los titulares de la información, las finalidades de la información y los procedimientos aplicables al debido ejercicio del habeas data.
1. DERECHOS CONSTITUCIONALES
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que toda persona tiene derecho a su intimidad, su buen nombre y al habeas data.
La protección del derecho al buen nombre se circunscribe a que la información de las personas sea cierta y veraz. La garantía del derecho a la intimidad implica que la información no trate sobre aspectos de la privacidad que tiene la persona y que sólo a ella interesa. El derecho al habeas data protege el conocimiento, actualización y rectificación de la información contenida en las bases de datos.
2. IDENTIFICACIÓN DE GRUPO AMAYA A SAS Y EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Grupo Amaya A SAS es una sociedad constituida mediante documento privado y debidamente registrada en la Cámara de Comercio de Bogotá el día 15 de septiembre de 1994. Identificada con el NIT 800.243.589-0 y con matrícula 00614689 (en adelante, Grupo Amaya), quien para los efectos de la presente Política es la persona jurídica que responde por el Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los titulares de la información.
Web: www.inmobiliariaamaya.com
Email: admon@inmobiliariaamaya.com
Teléfono: PBX 6193410
Dirección: Calle 127 Bis No 18B – 84 de Bogotá
3. IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN A TRATAR
Son titulares de la información:
a) Clientes
b) Accionistas
c) Empleados
d) Proveedores
e) Aliados
4. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Grupo Amaya del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. PRINCIPIOS
Para la aplicación de la presente política se tendrán en cuenta los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos.
b) Principio de finalidad del Tratamiento de datos.
c) Principio de libertad para el ejercicio del Tratamiento de datos.
d) Principio de veracidad o calidad de la información sujeta al Tratamiento de datos.
e) Principio de transparencia sobre los datos sujetos Tratamiento.
f) Principio de acceso y circulación restringida de los datos sujetos a Tratamiento.
g) Principio de seguridad de la información sujeta a Tratamiento de datos.
h) Principio de confidencialidad de la información sujeta a Tratamiento de Datos.
6. AUTORIZACIÓN, TRATAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con la entrada en vigencia de la presente política, Grupo Amaya al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización previa a los Titulares, informando sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento, salvo que se presente una de las excepciones contenidas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 para el efecto.
Grupo Amaya adelantará el Tratamiento de los Datos Personales que el Titular voluntariamente suministre. En general, Grupo Amaya almacenará, usará, circulará, transmitirá y transferirá los Datos Personales que trate. Esta información podrá ser utilizada únicamente por Grupo Amaya, sus empleados, consultores, asesores financieros, legales o de cualquier otro tipo, filiales del grupo empresarial, aliados comerciales y aliados estratégicos autorizados expresamente por Grupo Amaya, que requieran acceso a esta información. En todo caso, Grupo Amaya, previa solicitud del Titular, le suministrará la información completa de las personas autorizadas y/o los terceros que lleven a cabo Tratamiento de sus Datos Personales.
La autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales, podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.
Grupo Amaya conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Grupo Amaya no podrá tratar datos sensibles excepto cuando se den las circunstancias previstas en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Grupo Amaya en ningún caso realizará el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
9. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los Datos Personales que recolecta Grupo Amaya, son incluidos en una Base de Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado por parte de Grupo Amaya y son recolectados con las siguientes finalidades:
a) Finalidades para el tratamiento de datos de clientes
• Contactar potenciales clientes para la presentación de una oferta de servicios.
• Contactar a los titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.
• Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
• Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y servicios contratados.
• Elaborar la facturación de los productos y servicios contratados.
• Envío de publicidad sobre los productos y servicios de Grupo Amaya.
• Ofrecimiento de productos y servicios.
• Comunicar nuevos productos y servicios de Grupo Amaya.
• Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por Grupo Amaya.
• El anuncio de cambios organizacionales.
• Divulgación de casos de éxito de trabajos realizados por Grupo Amaya, salvaguardando la confidencialidad requerida.
• Envío de encuestas para el mejoramiento de los productos y servicios de Grupo Amaya.
• Desarrollo de programas de mercadeo y ventas.
b) Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores
• Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución del contrato con el proveedor.
• Actividades relacionadas con los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.
• Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
• Cumplimiento de normas administrativas, contables y fiscales.
• Todos los procesos relacionados con la facturación y las operaciones relacionadas.
• Gestión financiera.
• Histórico de los contratos con proveedores.
• Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
• Recaudo de impuestos.
• Encuestas de relacionamiento.
• Verificar antecedentes comerciales y reputacionales, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
• Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
• Consultar todas la información necesaria y requerida en bases de datos administradas por centrales de riesgo.
• Reportes a las centrales de riesgo.
• Elaboración de reportes y estudios sobre le mercados de proveedores.
• Adelantar auditorias.
c) Finalidades para el tratamiento de datos de empleados
• Recolección de datos personales para propósitos de selección y contratación de personal.
• Histórico de hojas de vida recibidos para efectos de contrataciones laborales futuras.
• Todo lo relacionado con las suscripciones de contratos laborales.
• Dar cumplimiento a todas las obligaciones laborales legales y regulatorias a cargo del empleador y las contempladas en el contrato laboral.
• Emisión de certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales.
• Realizar los pagos de salarios y prestaciones legales o extralegales.
• Contratar seguros de vida y planes médicos.
• Contactar a familiares en caso de alguna emergencia del empleado.
• Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual.
• Desarrollo de programas de salud ocupacional con la información de salud proporcionada por el empleado.
• Programas de formación, capacitación y entrenamiento al empelado.
• Uso de la información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el incumplimiento del contrato de trabajo, y las normas laborales.
• Ofrecer programas de bienestar al empleado.
• Cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Información del grupo familiar de los empleados para el cumplimiento de las normas laborales.
• Publicar en la página web de Grupo Amaya los perfiles profesionales de sus empleados en caso de ser necesario.
• Llevar un registro de procesos administrativos laborales y sanciones.
• Conflictos de intereses de los empleados.
d) Finalidades para el tratamiento de datos de accionistas.
• Discusión, suscripción y ejecución de los contratos a celebrarse entre Grupo Amaya y accionistas.
• Cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos celebrados.
• Todos lo relacionado con los pagos a realizarse derivados de los contratos celebrados.
• Divulgación en la página web u otro medio de divulgación de sus perfiles familiares, personales y profesionales.
• Todo lo relacionado con conflictos de intereses.
• Tratamiento de datos para efectos de fusión, escisión, integración, liquidación o enajenación de activos.
e) Uso de Cookies:
Grupo Amaya también recopila datos que pueden incluir los Datos Personales del Titular mediante el envío de “cookies” a su navegador, que las almacenará en su dispositivo (por ejemplo, ordenador, teléfono, etc.) para facilitar su navegación.
Una cookie es un pequeño fragmento de información que el servidor web de Grupo Amaya envía al software del navegador que el Titular utiliza para acceder al sitio web. Una cookie permite al servidor web de Grupo Amaya recopilar información del software del navegador web del Titular.
Grupo Amaya utiliza los siguientes tipos de cookies:
• Cookies esenciales, para proporcionar la funcionalidad necesaria del sitio web a los usuarios.
• Cookies analíticas, que recogen estadísticas sobre el uso del sitio web por parte de los usuarios, lo que permite a Grupo Amaya mejorar su sitio web.
• Cookies de seguimiento y marketing, que le permiten a Grupo Amaya ofrecer publicidad dirigida que puede ser relevante para los intereses del usuario.
10. DERECHOS DEL TITULAR
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, son derechos de los titulares:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Tratamiento de datos.
e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
11. DEBERES DE GRUPO AMAYA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
En aplicación de la presente política, GRUPO AMAYA cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar las autorizaciones que deban otorgada los Titulares;
c) Mantener vigente la presente Política en donde informa al Titular sobre la finalidad y uso de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información;
e) Designar formalmente un Encargado del Tratamiento de datos, bien sea dentro de la organización o fuera de ella.
f) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
g) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
i) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
j) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
k) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
En aplicación de la presente política, el Encargado del Tratamiento deberá cumplir con los siguientes deberes y a su vez, Grupo Amaya se obliga a garantizar que los cumpla:
a) Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
f) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando sea el caso.
g) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
j) Informar al Responsable del Tratamiento de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta Grupo Amaya del Tratamiento de Datos para el cumplimiento de la presente Política.
13. PROCEDIMIENTO PARA EL DEBIDO EJERCICIO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Área encargada de Peticiones, Consultas y Reclamos: El área encargada, de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar sus autorizaciones es la Práctica de Tratamiento de Datos de Grupo Amaya.
a) Procedimiento:
El Titular de los Datos Personales o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos sobre sus datos personales para lo cual se surtirá el siguiente procedimiento:
a. Consultas:
i. El titular de los datos y sus causahabientes tendrán el derecho a consultar la información que reposa en las bases de datos de Grupo Amaya, para lo cual deberán comunicar la respectiva solicitud al correo electrónico admon@inmobiliariaamaya.com.
ii. La solicitud será analizada para verificar la identidad del Titular. La solicitud será rechazada cuando se verifique que la persona que hace la solicitud no es el Titular o que, no siendo éste, no se acredite que actúa con la debida representación del Titular
iii. Verificada la identidad del Titular o la debida representación del Titular, Grupo Amaya responderá la solicitud dentro de un término no mayor de diez (10) días hábiles a partir de la fecha del recibo.
iv. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. Actualización, Corrección, Supresión y Revocatoria de Autorización:
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Grupo Amaya debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante Grupo Amaya, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
i. La solicitud deberá ser enviada al correo electrónico admon@inmobiliariaamaya.com.
ii. La solicitud será analizada para verificar la identidad del Titular. La solicitud será rechazada cuando se verifique que la persona que hace la solicitud no es el Titular o que, no siendo éste, no se acredite que actúa con la debida representación del Titular.
iii. El reclamo deber contener la identificación del Titular, los datos de contacto, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, la precisa descripción de los hechos que dan lugar el reclamo y firma con identificación.
iv. Si el reclamo resulta incompleto, Grupo Amaya podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
v. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
vi. Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
vii. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
viii. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
ix. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
x. El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales. La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. El derecho de supresión no es absoluto y Grupo Amaya podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos: (i) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o Grupo Amaya tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal; (ii) La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; (iii) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o Grupo Amaya.
c. Revocatoria de la Autorización:
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
14. VIGENCIA:
Los datos personales incorporados en la base de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para que Grupo Amaya cumpla sus obligaciones legales y contractuales, salvo que la Ley disponga un término distinto.
La presente política de tratamiento de la información entra en vigencia a partir del 1 de julio de 2022.
Esta Política podrá ser modificada por Grupo Amaya cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. Únicamente las modificaciones respecto de las finalidades del Tratamiento y de los datos del Tratamiento, o cualquier otra modificación sustancial serán comunicadas mediante un anuncio en la página web.